retención por juicio

La retención por juicio es un proceso legal llevado a cabo para comprobar la integridad y la seguridad de la información (tanto en soporte papel y digital) de una empresa. Esta documentación ayuda a la empresa en el futuro, en caso de que surjan problemas.
La retención por juicio es un proceso en el que una empresa trata de asegurar y preservar cada pieza de información cuando se prevé un procedimiento legal contra la compañía. También se conoce como una solicitud de destrucción de parada. Se espera que este proceso cada vez que una auditoría o una investigación del gobierno sube con motivos de manipulación de pruebas materiales y métodos que aseguren la información incompetentes.

La responsabilidad fundamental de cualquier organización es asegurar y preservar todos los datos fácticos e información como la copia dura y procesamiento de textos documentos, cintas de vídeo, imágenes electrónicas y digitales y grabaciones, mensajes de voz, sistemas de correo electrónico, hojas de cálculo y bases de datos, cintas de copia de seguridad reciclados, y cualquier negocio -relacionado la información o los datos financieros almacenados en dispositivos portátiles y estaciones de trabajo personales de los empleados. La preservación de estos enormes pedazos de información es sin duda un reto, y esta obligación se lleva a cabo por el departamento legal de la empresa cada vez que se espera que este proceso. Un aviso se emite normalmente por un bufete de abogados autorizados a través de correo electrónico o una carta a iniciar un procedimiento legal. Este proceso identifica los registros de información, que pueden ser objetivos probables de destrucción o la intromisión intencional o no intencional.

Ejemplo de carta

Aquí está su muestra de que se puede dar por la empresa para los trámites legales.

Corporación ABC
Oficina del Asesor
{0}{1/}{/0} {2} {/2} {3}Privilegiada y confidencial{/3} {2} {/2}– Selector armed green light is ON,
when actuator selection switch
working conditions are met:
– cover panel opened
– door unlocked by operating handle:
all hooks are disengaged and FWD
latchlock is unfastened

INFORMACIÓN ABOGADO CLIENTE

Asunto: XYZ vs ABC
Refiriéndose Caso: CV200

Estimado empleado:

Este es un aviso urgente en relación con la suspensión de litigio para ABC Corporation. Se espera que una cooperación completa de su fin en la obtención de todos los elementos de hecho sobre la empresa. La demanda exige la seguridad de todos los datos sensibles que incluye documentos de copias originales, datos electrónicos y grabaciones de audio y vídeo, documentos de texto, hojas de cálculo, bases de datos, correos electrónicos, calendarios, registros telefónicos, información sobre los empleados, archivos de uso de Internet, y todos los negocios y las finanzas -información relacionada. La información incluye, además, unidades de disco duro, CD, DVD, dispositivos BlackBerry, y cintas de copia de seguridad reciclados.

Cualquier eliminación o sobreescritura de la información deben ser instaladas a la mayor brevedad. El incumplimiento de las instrucciones dictadas dará lugar a graves consecuencias.

Para cualquier consulta relacionada con la preservación de la información, póngase en contacto con la Oficina del Asesor. Mientras tanto, si alguna de esta correspondencia no está claro, por favor comunicarse con el Sr. AAA en el Departamento Legal de ABC.

Saludos cordiales,

El Sr. DDD
Oficina del Asesor

Procedimiento

Una vez que el aviso es sobrevenido, el primer departamento que se alertó es Corporate Counsel interna de la empresa, lo que desencadena el procedimiento administrativo previo. El departamento legal lleva a cabo el proceso, delegando las tareas que el departamento de TI, dando a entender acerca de la clase de información que se somete a la retención legal. Ahora, la sección de TI identifica las fuentes de registros que contienen información como las cintas de copia de seguridad y sistemas de correo electrónico y da instrucciones a los empleados a que se adhieran a las normas y reglamentos de esta solicitud destrucción parada. Una vez hecho esto, la compañía da a entender el juez acerca de la aceptación de la notificación.

Prácticas

Algunas de las buenas prácticas que deben seguirse durante órdenes de suspensión son como se indican a continuación: De acuerdo con los procedimientos seguidos en este proceso, es responsabilidad del departamento legal de identificar lagunas en el sistema en el que podría haber una posibilidad de destrucción involuntaria de información almacenada electrónicamente (ESI). Esto puede ocurrir durante las supresiones automáticas de correo electrónico, la desfragmentación, mejoras en el cambio de formato, y el reciclaje de cintas de copia de seguridad. Por lo tanto, siempre que la solicitud de destrucción de parada viene, todas las modificaciones y edición de la información existente debe ser detenida inmediatamente. Durante el proceso de litigio, la generación de copias de impresión de datos electrónicos están estrictamente prohibidos. En los casos de procedimientos complejos en los que haya datos forenses, diversas tecnologías son adoptadas para gestionar datos requeridos en el proceso.
Durante las órdenes de conservación, el sistema más vulnerable bajo ataque es el sistema de correo electrónico de la empresa. La preservación de grandes trozos de información sobre los mensajes de correo electrónico es una tarea hercúlea. Comprenden las transacciones comerciales, datos financieros, correos electrónicos, calendarios, tareas y listas de contactos. En tales casos, el archivado de correo electrónico es la mejor práctica y económica, ya que elimina la necesidad de recuperar las cintas de respaldo y vigilar las estaciones de trabajo de los empleados todo el tiempo.
En estos procedimientos legales, existe una alta probabilidad de que una gran cantidad de información irrelevante se documentó porque una gran cantidad de datos está involucrado. En tales casos, se adoptan las estrategias de sacrificio de datos y de filtrado para canalizar la información dentro de alcance y hacer que sea manejable. En el filtrado de datos, registros selectivos se filtran sobre la base de unos criterios predefinidos tales como tipo de archivo o tiempo de duración.
Estos procedimientos son muy mucho tiempo y exigente. La violación de litigios civiles y criminales a menudo conduce a graves sanciones como la difamación y los cargos de obstrucción a la justicia. Para evitar cualquier complicación en este tipo de procesos judiciales, abogados ofrecen asesoramiento jurídico a empresas en la evaluación de los registros y la identificación de lagunas en los métodos de almacenamiento adoptadas para asegurar la información. Como dice el dicho: Nadie está por encima de la ley, por lo que es mejor atenerse a lo que es moralmente correcto.